Mencari Supervis
Setelah saya PEDE alias yakin dengan proposal, saya mulai mencari supervisor yang nantinya akan membantu saya dalam studi. Bagi saya mencari supervisor yang bisa memahami kita dan sebaliknya itu sangat penting. Intinya bagi saya, syukur jika saya bisa menemukan supervisor yang bisa diajak ngopi bersama. Sebab keberhasilan kita sangat dipengaruhi oleh hubungan baik dengan supervisor.
Dalam pengalaman saya ada tiga cara yang saya gunakan, yakni menentukan universitas tujuan anda. Jika anda telah menetukan di universitas mana anda akan belajar, maka anda bisa mencari calon supervisor di fakultas di mana anda akan belajar. Di halaman website universitas itu bisa ditemukan banyak sekali, professor, lecturer dengan keahlian dan bidang kajian mereka. Baca satu persatu profile mereka, dan telusuri hasil riset mereka, telusuri pula beberapa orang yang sudah dibimbing, apakah dari bimbinganya itu, ada tema-tema tesis S3 yang dekat dengan rencana penelitian anda. Apakah minat akademiknya, publikasinya, dekat erat dengan tema penelitian anda? Jika ya, maka mungkin dia orangnya. Catatlah alamat emailnya di dalam buku catatan anda. Carilah sebanyak mungkin orang orang di situ yang berpotensi sebagai supervisor. Namun demikian, bagi saya cara ini baik namaun terlalu bertele-tele dan tidak efektif, bisa menghabiskan banyak waktu anda, sebab anda harus menelusuri satu per satu orang orang di halaman website universitas. Beruntung jika mereka yang anda kontak nanti bersedia menjadi supervisor anda. Oleh sebab itu, anda harus memiliki alternatif lain. Ada cari yang lain yang saya lakukan yakni dengan meminta bantuan google.
Dengan mengabaikan dulu universitas pilihan, saya mengunjungi Google Search Engine. Di kolom mesin pencari itu, saya mengetik tema penelitian saya “PhD in Politics and Religions in Indonesia”, Politics and Religion in Indonesia” . Setelah enter, muncul berbagai judul hasil riset, publikasi dan paper yang mendekati tema penelitian saya. Dari situlah saya menelusuri siapa penulisnya satu per satu. Ternyata, mereka kebanyakan adalah ‘professor di universitas terkemuka di dunia. Dari situlah saya menelusuri jejak mereka. Dengan sangat yakin bahwa mereka tertarik dengan penelitian saya, dan mereka bisa membimbing saya selama studi, saya kemudian mengontak mereka.
Cari ketiga yang saya gunakan adalah menelusuri calon supervisor melalui daftar referensi yang saya gunakan dalam proposal penelitian saya, dimana saya menggunakan hasil penelitian mereka dalam proposal penelitian saya. Dari situ saya kemudian menulusuri juga karya-karya mereka yang lainya, judul-judul tesis yang pernah dibimbinya. Sehingga membuat saya yakin bahwa Ia orang yang tepat untuk membimbing saya dengan judul penelitian yang saya ajukan. Selanjutnya, saya mengontak mereka satu per satu melalui email yang saya peroleh dari halaman profile mereka di website universitas.
Nah, ketiga cara itu, bagi saya cari pertama bisa ditempuh namun jika kita telah yakin bahwa di sana ada professor yang bisa membimbing penelitian kita. Cara kedua dan ketiga bagi saya cukup efektif dalam mencari calon supervisor. Tentu pilihan universitas juga penting sesuai keinginan, namun bagaimana jika di sana tidak ada professor yang bisa membimbing penulisan tesis S3 anda, atau professor itu lagi overload work alias sudah full bimbingannya, pastinya univeritas akan menolak untuk memberikan anda LoA. Kasus ini saya alami sendiri, saya sebenarnya ingin kembali ke universitas asal saya ketika mengambil master di Inggris, namun lamaran saya tidak dapat dipenuhi karena karena tidak menemukan supervisor yang tepat. Saya sempat mengontak salah satu professor yang saya kira ia bisa membimbing saya, namun professor itu akan pension tahun depan sehingga tidak bisa lagi membimbing mahasiswa. Beberapa professor di Inggris yang saya kontak memberikan saya jawaban demikan. Tidak hanya di Inggris, di Belanda juga salah satu supervisor yang saya kontak mengatakan akan pension tahun depan jadi tidak bisa lagi.
Kontak Supervisor Via Email
Mengontak supervisor bagi mereka yang belum terbisa menyurat dengan Bahasa inggris atau perancis atau mungkin dengan bahasa yang lainnya, akan merasa sulit. Bagaimana caranya menulis email yang baik untuk mencari calon supervisor. Pertama yang harus kita pahami adalah bahwa ‘para professor itu menerima ratusan email setiap hari, baik yang berkaitan dengan tugas, bimbingan maupun pelamar baru yang hendak mencari supervisor seperti kita. Kedua, mereka tidak tahu kita siapa dan apa kapasitas kita ketika mengajukan judul atau tema penelitian itu. Oleh sebab itu, email yang saya kirim hanya dua paragraph (kira-kira satu oaragraf 5 baris). Bagian pertema saya memperkenalkan diri saya, dan bagian kedua mengatakan keinginan penbelitian dengan judul XXXXX. Saya juga menyampaikan bahwa saya sedikti membaca profil si profeesor itu dan saya rasa dia orang yang tepat untuk memmbing saya. Jika bersedia, saya telah melampirkan 3 halalam proposal penelitian saya yang sedang saya kembangkan.
So, sebisa mubgkin kita menggunakan bahasa yang enak dan jangan sampai terkesan memaksa sang calon supervisor. Ketika kita telah berhasil mendesain satu email ke calon supervisor, maka anda tingga copy paste ke email anda dan kirim ke calon supervisor yang lain. Jika telah anda kirimkan, bersabar untuk mengunggu. Jika anda mendapat respon, dan perlu ditanggapi maka jangan menunda. Balaslah segera email itu. Jika anda menunda, kesempatan anda bisa terlewatkan, anda dianggap tidak serius. Jika mereka bersedia menjadi supervisor anda, maka anda patut sujud syukur. Selanjutnya anda akan diminta untuk mengajukan aplikasi ke universitas secara resmi. Namun, jika anda gagal, maka jagan putus asah, masih ada banyak ahli di dunia yang bisa membimbing anda, terus ajukan permohonan di universitas lain.
Saya sendiri mengontak banyak calon supervisor di Inggris, Belanda, Australia, Amerika hingga Jerman. Bagi saya, saya perlu banyak alternatif sehingga saya bisa memilih mana yang menurut saya terbaik. Dari sekitar 20an calon supervisor yang saya kontak, mereka menanggapi bebeda-beda. Ada yang menolak karena tidak terlalu paham dengan lokasi penelitian saya, ada yang bersedia namun cuma bisa jadi co-supervisor, ada yang tidak bersedia karena akan pension, ada yang akan mendiskusikan proposal saya dengan koleganya. Ada yang bersedia jika pebelitian saya lebih menitik beratkan pada isu sejarah. Hanya sebagian kecil yang menyatakan kesedian dan meminta saya untuk mengajukan lamaran secara resmi ke universitas, saya juga diminta untuk mengirimkan CV dan transkrip akademik (S1 dan S2) kepada mereka.
Memalar Ke Perguruan Tinggi
Ketika anda sudah memperoleh lampu hijau dari calon supervisor, maka secepatnya ada melamar secara resmi ke perguruan tinggi, pada program yang anda inginkan. Sebagian besar universitas akan menyarankan anda untuk mencari supervisor terlebih dahulu sebelum mengajukan lamaran atau apply masuk ke universitas. Namun ada juga sebagain universitas yang tidak mewajibkan itu. Anda silahkan melamar, dan mereka yang akan mencari professor yang tepat untuk penelitian anda. Jika anda sudah punya calon supervisor maka anda perlu memasukan namanya pada formulir aplikasi ke perguruan tinggi. Namun jika belum, anda bisa meninggalkannya kosong. Tentu, bagi mereka yang sudah memiliki calon supervisor akan mendapatkan hasil aplikasinya lebih cepat, dibandingkan mereka yang belum memiliki calon supervisor karena pengelolah program akan mencari terlebih dahulu orang yang tepat untuk penelitian anda.
Perhatikan dan pahami dengan baik-baik setipa bagian formulir lamaran yang harus diisi agar tidak keliru. Siapkan dan upload semua dokumen yang diminta berupa ijazah bahasa Indonesia dan terjemahan bahasa asing (Inggris/Jerman/Arab). Anda juga akan diminta untuk menyampaikan minimal dua surat referensi yang menjelaskan tentang siapa anda dan apakah anda memiliki kapasistas untuk menyelesaikan program doktor. Ada univeristas yang meminta pelamar untuk memasukan dua nama, alamat email dan alamat kantor, dimana universitas akan mengirimkan formulir surat referensi kepada mereka untuk diisi dan megirimkannya sendiri melalui email. Ada pula universitas yang membolehkan anda untuk upload surat referensinya. Ingat bahwa ! sebagain universitas tidak akan memproses lamaran anda sebelum menerima kedua surat referensi anda. Jika anda baru saja menyelesaikan S2 anda (tidak lebih dari 5 tahun) maka, anda bisa mendapatkan referensi pembimbing akademik anda saat S2. Sebaliknya, jika anda sudah lulus S2 lebih lama (5 tahun ke atas ) maka surat referensi itu bisa dari bos anda di kantor.
Saya sendiri karena sudah lebih dari lima tahun emenjak menylesaikan program S2 di Inggris, maka saya hanya perlu surat referensi dari atasan saya di kampus. Tentu mereka tidak paham soal surat referensi, maka saya perlu menjelaskan kepada mereka tentang apa isi dari Surat referensi itu. Saya meminta bos saya menuliskannya dalam bahasa Indonesia, dan saya akan mengalihbahasakan ke Inggris.
Ketika semua dokumen telah ter upload, periksa kembali lagi setiap bagiannya, pastikan bahwa semuanya sudah sesuai dengan yang diinginkan. Berdoa dan klik tombol submit. Selamat apalikasi anda telah dikirim. Anda bisa memantau progress aplikasi anda dengan login melalui akun yang telah anda buat. Sekarang anda harus menunggu apa keputusan mereka, terkadang bisa cepat bisa sangat lama. Pengalaman saya aplikasi yang pernah saya ajukan saya memperoleh hasilnya paling tercepat adalah 4 minggu dan paling lama itu enam bulan, bahkan saya harus mengirimkan email pengelolah program untuk menanyakan progress aplikasi saya. Saya mengirim aplikasi kira-kira 15 universitas, dan ada yang mengirimkan kabar bahagia yakni aplikasi diterima dan LoA langsung dikirim ke email saya, namun banyak yang gagal menerima aplikasi saya dengan berbagai alasan. Saya berhasil memperoleh 2 LoA unconditional dan 3 LoA Conditional. Bagi saya, ini perjuangan yang lumayan menyita energi.
Mengingat proses mendapatkan LoA yang cukup rumit dan lama, maka jika anda berniat untuk melanjutkan S3 di luar negeri, sebaiknya , genggam terlebih dahulu LoA dari Universitas. Itu akan memuluskan langkah anda dalam memperoleh beasiswa maupun masuk ke univeritas. Jika tidak, mungkin anda akan tertekan dengan waktu jika anda telah memperoleh beasiswa namun belum memperoleh LoA dari univeritas. Anda akan bersusah payah mencari LoA sebelum tenggang waktu anda berakhir dan beasiswa anda dinayatakan batal (meskpiun kasus seperti ini belum pernah saya dengar), masing-masing beasiswa punya kebijakan sendiri.